How to: Tools, um im Homeoffice zusammen zu arbeiten

Von zuhause arbeiten ist einsam? Das muss nicht sein. Die richtige Kommunikationsstrategie ermöglicht Kollegen Austausch rund um die Arbeit und darüber hinaus. Um als Team schnell virtuell arbeitsfähig zu sein, gibt es viele verschiedenen Plattformen oder Tools. Wir stellen euch einige vor.

 

Beide sind cloudbasierte Dienste, die eine komplett virtuelle Arbeitsumgebung bieten. Daten ablegen und gemeinsam bearbeiten können, Kalendereinladungen versenden und Video-Meetings einstellen – Diese und noch vielerlei weitere Anwendungen sind in diesen Services beheimatet. Genauere Infos können auf den jeweiligen Websites gefunden werden.

Schneller kommunizieren über den Büromessanger Slack.

Effizienter kommunizieren via Slack

 

Kommunikation mit Kollegen wird im Homeoffice erschwert. Slack und Microsoft Teams schaffen hier Abhilfe – als hervorragende, plattformübergreifende Büro-Messenger. Hier können Channels zu bestimmten Themen oder für bestimmte Personenkreise erstellt werden. Auch Dateien können hierüber ausgetauscht werden. Ein weiterer Vorteil ist die Integration von Drittanbieter-Apps wie z.B. Dropbox, Outlook oder Zoom. Somit können bestehende Arbeitsprozesse und Programme exzellent in den Messenger eingebunden werden. Letztlich besteht auch die Möglichkeit, direkte Sprach- oder Videoanrufe zu tätigen. Slack bietet eine kostenlose Basisversion, die sofort einsetzbar ist.

 

  • Geteilte To-Do-Listen: Trello

Projekte überwachen, Aufgaben zuweisen, Deadlines festlegen oder SCRUM Boards erstellen: Trello bietet eine kostenlose Version, die schnell auch über den Browser einsetzbar ist. Das plattformübergreifende Programm erlaubt die Organisation von Aufgaben mittels sogenannter Boards. Unter thematisch sortierten Stapeln, zum Beispiel nach Meilensteinen, kann man einzelne To-dos ablegen und diese innerhalb des Boards nach Belieben verschieben, z.B. vom Stapel „Zu erledigen“ zum Stapel „Erledigt“. Trello eignet sich vor allem für größere Projekte. Es kann auch mit mehreren Personen gemeinsam genutzt werden, um Aufgaben bestimmten Personen zuzuweisen. Für kleinere und private To Do-Listen empfehlen wir “Microsoft To Do”, welches als Nachfolger von Wunderlist ebenfalls für alle Plattformen verfügbar ist.

 

Videochat via Zoom

Videochat via Zoom

Damit die persönliche Kommunikation nicht auf der Strecke bleibt, kann mit Video-Kommunikations-Tools mit Kunden, Kollegen oder der gesamten Firma kommuniziert werden. Zoom, Skype und Handouts bieten in der kostenlosen Variante eine Nutzung (bei Zoom mit Zeitbegrenzung) an.

 

Über die Cloud-Dienste können Dateien von bis zu 2,5 GB kostenlos per Link verschickt werden.

 

Diese App erlaubt das einfache Scannen von Dokumenten durch automatisches Zuschneiden, Texterkennung und PDF-Erstellung. Die Scans kommen den Ergebnissen eines Scannergerätes extrem nahe. Zudem gibt es auch hier eine Drittanbieter-Integration von Cloud-Speichern wie Dropbox. Die 4,49 € für die App können ein sinnvolles Investment sein. Leider gibt es keine Android-Version, doch auch hierfür zahlreiche gute Alternativen.

 

OneNote ist ein digitales Notizbuch und lässt sich gut für eigene Projekte und Memos verwenden. Es lässt sich darüber hinaus mit anderen Nutzern teilen.

 

Und wie funktionieren diese ganzen Tools zusammen?

Ein Beispiel: Die Idee zu diesem Artikel hat Tim in den „Online-Magazin“-Channel unseres Kommunikationstools “Slack” mit allen geteilt. Das Thema stand ohnehin schon in der langfristigen To-Do-Liste auf unserem Trello-Board. Schnell trudelten die Daumen-hoch-Emojis der Kollegen ein und er erstellte ein geteiltes Dokument auf “GoogleDrive”. Jeder konnte seine Einfälle zu dem Thema dort notieren, in Echtzeit konnten alle Teammitglieder mitlesen und mitarbeiten. Nach der Vorstellung in großer Runde bei unserer wöchentlichen Videokonferenz, mittels “Hangouts”, folgte der sprachliche Feinschliff. Ohne eine einzige Mail zu schreiben, war der Grundstein für den Text gelegt.

 

Habt ihr Fragen zu den Tools, die wir nutzen? Schreibt uns gerne an info@network-wf.de. Was es beim Arbeiten von zuhause sonst noch zu beachten gilt, lest ihr in unserem Artikel zu den ungeschriebenen Regeln des Homeoffice.