Blumenkübel an den Straßenrändern tragen auf Maß zugeschnittene Hessentags-Werbebanner. Am Berndorfer Torplatz zählt eine vollfarbige LED-Anzeigetafel die Tage bis zum großen Landesfest. Und an der Kreuzung Heerstraße/Strother Straße steht ein fünf Meter hohes Mini-Riesenrad aus Holz.

Erste Vorboten des Hessentags in unserer Hansestadt (25. Mai bis 3. Juni 2018), sie sind sichtbar! Derweil laufen die weiteren Planungen rund um das Großprojekt auf Hochtouren. Doch wer ist eigentlich alles darin involviert? Wer steckt hinter dem Hessentags-Team und übernimmt welche Aufgaben?

Karl-Helmut Tepel ist Korbachs Hessentagsorganisator und hat jede Menge zu tun. Seit Beginn der zweiten Jahreshälfte geraten seine alltäglichen Aufgaben als Abteilungsleiter des Haupt- und Personalamts zunehmend in den Hintergrund. „Der Arbeitsaufwand und -druck geht kontinuierlich voran, es werden immer mehr Kollegen in das Hessentagsprojekt mit einbezogen“, sagt der 57-Jährige.

Anfang dieses Jahres hat Tepel gemeinsam mit den Verantwortlichen der letzten Landesfeste eine Organisationsstruktur für das Korbacher Großprojekt entworfen. Sie zeigt das Leitungs-Team, das aus den einzelnen Köpfen der Projektgruppen besteht: Hessentagsbüro (allgemeine Organisation), Sicherheit/Verkehr, Infrastruktur/Bauten/Versorgung, Programm, Flächenkoordination und Finanzen.

Budgetplanung schwierig

Die Aufgaben werden nach den jeweiligen Kompetenzen verteilt. „Klar ist, dass sich ein Tiefbauingenieur mit der Anlage provisorischer Parkflächen für die Besucher beschäftigt, während der Bauhofleiter die Versorgung und baulichen Maßnahmen aller Grünanlagen sicherstellt“, erklärt Tepel. Schwierig sei vielmehr, die Budgets für jeden Bereich konkret zu benennen. Hier müsse oft mit Schätzzahlen gearbeitet werden. Nichtsdestotrotz gebühre einer finanziellen Grundstruktur „höchste Aufmerksamkeit“ bei der Planung – sowohl auf der Seite der Einnahmen als auch auf der Seite der Ausgaben.

Eine einmalige Chance

In den nächsten Wochen steht die konkrete Zuordnung der Veranstaltungsflächen an – etwa für die Landesausstellung, das Open-Air-Gelände oder der Sonderschau „Natur auf der Spur“. Speziell für die Landesausstellung wird eine öffentlich ausgeschriebene Fläche angeboten, ehe eine Messegesellschaft den Auftrag erhält. Bei all diesen Überlegungen gilt es, stets Gesichtspunkte wie Lärm oder Sicherheit zu berücksichtigen. Anwohner wollen nicht verärgert, Absperrungen und Eingangskontrollen vernünftig organisiert werden.

Parallel dazu knüpfen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kulturamts erste Kontakte zu Künstlern und deren Agenturen. „Der Hessentag ist der musikalischen Szene als Event bekannt. Es gibt daher auch Künstler oder Agenturen, die direkt auf uns zukommen“, so Tepel.

Eine Social-Media-Agentur unterstützt bei der medialen Präsenz im Netz, betreut eine eigens für das Landesfest erstellte Facebook-Seite. Vereine, Verbände und sonstige Organisationen werden dazu aufgerufen, aktiv mitzuwirken. „Der Hessentag bietet nicht nur die einmalige Chance, unsere Hansestadt bekannter zu machen. Auch die Vereine vor Ort profitieren davon.“

Wichtiger Werbeträger neben Give-aways wie Fairtrade-Schokolade (unser Korbach ist seit vier Jahren offiziell Fairtrade-Stadt!), Aufkleber und dem obligatorischen Flyer ist auch das Hessentagspaar (Lisa-Marie Fritzsche und Lukas Goos), das bei vielen Terminen in der Öffentlichkeit präsent ist.

Über 1000 Personen beteiligt

Zum Gelingen des Hessentags in Korbach tragen nach Schätzungen des Hessentagsorganisators weit über 1000 Personen bei. Darunter fallen neben den Beteiligten der gesamten Stadtverwaltung die Teams der Hilfsdienste (Deutsches Rotes Kreuz, Technisches Hilfswerk, Johanniter-Unfall-Hilfe, Freiwillige Feuerwehr), das Team der Landesregierung, integrierte Veranstalter wie Bundeswehr und Polizei, aber auch viele ehrenamtliche Helferinnen und Helfer.

Außerdem mit dabei: Zugekaufte Spezialisten, die sich gezielt mit dem Sicherheits- und Bühnenmanagement sowie der mobilen Infrastruktur auseinandersetzen. Gemeint ist etwa die Organisation von Toiletten, (Büro-)Containern oder Absperrgittern. „Wir konnten uns hier einiges bei den Hessentagsvorgängern in Hofgeismar, Herborn und Rüsselsheim abschauen, haben intensive Informationsgespräche geführt“, sagt Tepel.

Dass Probleme bei der einen oder anderen Umsetzung auftauchen könnten, kalkuliert Tepel zwar mit ein, sieht solchen aber auch gelassen entgegen. „Das kriegen wir dann schon geregelt, keine Sorge – alles wird gut.“